Ve spřátelené pionýrské skupině se měnil vedoucí. Ten odcházející tam byl přes deset let, během kterých se stihl oženit a s manželkou se těšili ze tří potomků, kterým ale nemohl věnovat tolik času, kolik by chtěl. To ho přimělo, aby na dobu, než jimi bude moci rozšířit členskou základnu, upřednostnil povinnosti otce. Když si stáhl předávací protokol, posmutněl. Shodou okolností jsme se tou dobou setkali i s nastupujícím vedoucím pionýrské skupiny a oba si stěžovali na „nesmyslnou byrokracii“, která stojí spoustu času, a je „úplně, ale úplně“ zbytečná a vymýšlí to právníci. Tak jsem se jich ptal, kdy absolvovali právní minimum. Nepamatovali se přesně.
Připomněl jsem jim, že když je zvolili do funkce, tak ji (oba) musí vykonávat „s nezbytnou loajalitou i s potřebnými znalostmi a pečlivostí“. I neplacený funkcionář (dobrovolník) přebírá řadu povinností, a když je nebude plnit, může to mít i neblahé následky. Mezi takové patří i povinnost řádného a zodpovědného hospodáře. To slovo „hospodář“ nesouvisí s naší takto pojmenovanou funkcí, ale s převzetím majetku jako takového (s majetkem se přece hospodaří).
Proto: když se předává funkce, je třeba předání dokumentovat písemně (na to máme vzory a předepsané postupy). Dokument se označuje jako protokol o předání funkce, ale klidně by se mohl jmenovat i „Zápis“ nebo „Dokumentace“ nebo nějak jinak. Na pojmenování nezáleží, jen častěji se používá slovo „protokol“, protože zní více úředně.
Takový protokol je vlastně důkaz. Dokazuje, co si ti dva předali, a nemusí to být jenom hmotný majetek (stavba nebo inventář). Mohou to být i informace – třeba kdy přijde revizní technik na to či ono (aby se nemusela platit zbytečná cesta technika navíc), nebo kdy je třeba vyzvednout věc z opravny, kam ji odstupující vedoucí zanesl. Chrání je oba: dokazuje, co se předalo a logicky, co bylo převzato.
Protokol, pokud byste z jakéhokoliv důvodu neměli vzor, nebo předávali nějakou funkci, o které byste byli přesvědčení, že na ni vzor není (a tedy třeba i mimo spolek), by tedy měl obsahovat tyto informace:
- vhodný nadpis – to aby se vědělo, co je to za lejstro. Třeba „Protokol o předání funkce té a té“,
- jména, příjmení, data narození a bydliště, předávajícího, rozumné bude i uvedení doby, po kterou funkci vykonával a logicky i přebírajícího (kdy začíná nebo začal výkon funkce).
- svědci nejsou nutní, ale nejsou na škodu. Asi bych doporučoval, aby u vedoucích PS byl hospodář. Určitě si vezměte svědka tehdy, pokud vám to předává někdo problémový nebo předává něco, o čem si myslíte, že bude problém.
- Datum a místo sepsání protokolu, hodina zahájení i ukončení předávání. Pokud je to na více dnů, lze pořídit zápis na každý den zvlášť.
- Seznam předávaných hmotných věcí
- zvlášť peníze (třeba hotovostní pokladna nebo záloha),
- zvlášť věci movité (inventář), a
- zvlášť věci nemovité – ty opět nemusejí být výslovně obsahem protokolu, jejich seznam může být v příloze.
- Předání práv k účtu apod. se řeší vždy s tím, kdo službu poskytuje (banka). V protokolu by se mělo poznamenat, kdy se to stalo nebo kdy se to stane.
- Protokol o předání nemovitosti je kapitola sama o sobě, tak bych se vždy poradil s někým, kdo tomu rozumí.
- Každá věc, pokud je to možné a zejména pokud je drahá, by měla být jednoznačně popsána. Pokud to nejde (například stanové konstrukce, celty apod.), tak se spočítají a uvede jejich popis a stav (např. rezavé).
- Užitečné je popsat stav – u přístrojů jestli fungují, nebo mají něco porouchané, a pokud je to něco, co podléhá revizi nebo kontrole (třeba přívěs), tak i odpovídající doklad nebo informace, že to není (aby se to až do kontroly nepoužívalo).
- Pokud je něco poškozené, poničené, rozlámané bude vhodné si to vyfotit a poznamenat to do protokolu.
- Zahrňte také seznam předávaných písemností v členění podle problematiky, ke které se vztahují. Jednotlivé písemnosti nemusejí být výslovně stránka po stránce obsahem protokolu, ale jejich seznam může být v příloze, na kterou protokol odkáže jako na nedílnou součást.
- Pokud se předávají razítka (i nepoužívaná), napište jejich seznam s kontrolním otiskem přímo v protokolu.
- Informace o tom, co je třeba zařídit, vyzvednout, obstarat v nejbližších dnech, zejména pokud to neplyne z předávaných písemností – prostě seznam záležitostí, které je třeba vyřídit nebo uzavřít.
- Pokud se narazí na problém, lze ho vždy popsat: pokud má přebírající za to, že něco chybí, lze napsat: Přebírající požaduje předání XY, které nebylo předáno. A k tomu připíše předávající například „Předávající uvádí, že to předávat nemusí, protože to nikdy nepřevzal“.
- Prohlášení o tom, že předávající předal vše, co je v seznamu (třeba se i uvede vyjma položek opravdu chybějících), a že na všechno upozornil, aby nenastala „nečinnost při výkonu funkce nebo prodlení, které by mohly mít za následek nějakou škodu“.
- Podpisy přítomných (předávajícího, přebírajícího a případného svědka). Ověření podpisů není nutné.
Ať je vám tato byrokracie ku prospěchu. 😊
Michal Pokorný
Právní zástupce Pionýra