Rčení, zdánlivě příliš tvrdé, nepříjemné nebo trapné, ale hluboce pravdivé. Lze ho doplnit rčením Dobré účty dělají dobré přátele, zejména jedná-li se o majetek.
Všeobecně známé kauzy z posledních měsíců (ale i let – není to nic nového) dokumentují, jak slepá, až nekritická důvěra může vést ke škodám na majetku vlastním i svěřeném. Lidé se totiž mění a ten, kdo byl zcela spolehlivým a důvěryhodným kolegou, se může změnit v kolegu nespolehlivého, a někdy i nečestného. Ač to zní jako formalita i klišé, je opravdu třeba dodržovat pravidla, jejichž účelem je zamezit situacím, které by při hospodaření a nakládáni s majetkem neměly nastat. A není to ani moc složité.
První a jednoduchou zásadou je řízený a kontrolovaný přístup do datové schránky. Ten by obecně měl mít jen statutární orgán nebo jím řádně pověřená osoba. Další osoby lze totiž jednoduše, pomocí rozhraní datové schránky, autorizovat dle jasného, delegovaného oprávnění. Pak je vždy zřejmé, kdy a kdo do datové schránky vstoupil. Nekontrolovaný přístup (půjčování si hesla) může vést ke zcela banálnímu selhání s fatálními následky. Kolega s „půjčeným“ heslem přehlédne doručenou zprávu, nebo na ni zapomene, my se o ní nedozvíme a neštěstí v podobě pokuty, se kterou nelze nic dělat, je na světe.
Prázdné podepsané papíry bychom asi nikomu nedali, ale osobní elektronický podpis? No, podle šeptandy někde kolují. A právě jedna z neziskovek kvůli kolujícímu elektronickému podpisu přišla o majetek v hodnotě mnoha milionů. Takže přátelé: vezměte na vědomí, že svěřovat jinému náš elektronický podpis je, rezervovaně řečeno, veliká hloupost. To samé platí pro razítka, včetně podpisových. Je-li třeba vystavit plnou moc nebo udělit přístupová oprávnění k účtům, opět musí být jasně formulován rozsah oprávnění a povinností, nejlépe po projednání v příslušném orgánu a s jeho souhlasem.
Stejně důležité je nastavení a důsledné dodržovaní kontrolních mechanismů nejen ze strany kontrolních orgánů, ale i výkonných. Pravidla jsou na nic, pokud není kontrolováno jejich dodržování! Jenom jasným stanovením pravidel, jasným stanovením způsobu kontroly a jejich dodržováním lze zamezit vzniku neoprávněné manipulace se svěřeným majetkem a poškození pověsti našeho spolku.
Přejeme vám prosluněné, pohodové a ničím nezkažené pohodové léto.
Pavel Buchta
(obrázek: pixabay)