RISP očima blondýny – seznamy a hromadné maily

Již minule jsem upozorňovala, že vedoucí pionýrské skupiny i oddílu májí i další možnosti jak RISP využít, beze sporu je kromě dokumentů největší výhodou práce s vloženými daty, jejich další využíti a možnost jejich exportu. Někteří si obdobné povídání možná již vyslechli na oblastních poradách, nicméně zde máte ucelený návod.

Práce s daty

Práce s daty umožňuje využití dvou hlavních funkcí. Jedná se o exportování seznamu osob do excelu a rozesílání hromadných e-mailů. V obou případech platí, že RISP může poskytnout pouze taková data, která jsme do něj vložili, i z tohoto důvodu je dobré např. u všech instruktorů a vedoucích vkládat jejich e-mailové adresy.

Nejprve se zaměříme na export dat, který umožní vytvořit seznam všech osob na PS nebo v oddíle nebo jen část z nich, podle toho jaký účel konkrétní seznam osob má.

Druhou možností je rozesílání hromadných e-mailů. To je výhodné, především pokud používáme Outlook (nebo jiný obdobný program), nebo když chceme psát velkému množství lidí. Využití obou funkcí je dost podobné…

Jak na to?

Práce se seznamem osob s následným exportem probíhá v několika krocích, nejprve začneme v horní liště výběrem lidí. Po načtení seznamu osob máme dvě možnosti, buď postupně vybereme označením osoby, se kterými chceme pracovat, s tím, že při označení každé další osoby přidržíme klávesu Ctrl, nebo neoznačíme nikoho, v tu chvíli budeme pracovat se všemi osobami v daném seznamu lidí (oddíl, PS, funkcionáři,…).

risp-ikony-dole

Po výběru použijeme ve spodní části tři malá tlačítka, viz obr., kdy v případě, že označujeme jednotlivé osoby, použijeme tlačítko uprostřed – přidat do výběru (vedle tlačítka vidíme vybrané záznamy, kde se nám při zvyšujícím se počtu osob – můžeme přidávat postupně – zvyšuje číslo u vybraných záznamů) a následně tlačítko vlevo – export, pokud chceme do seznamu všechny osoby, použijeme rovnou tlačítko export. Tlačítko vpravo slouží pro odebírání osob z výběru.

Po použití tlačítka export se nám zobrazí nové okno s náhledem exportovaných položek (pozor, jde o náhled a zobrazuje se jen prvních 10 záznamů, nicméně v exportu jsou všechny). Zde je důležité zakliknout všechny informace, které chceme mít v exportu, jestli jen ty základní, jméno, příjmení, datum narození a adresu, které jsou již přednastaveny, nebo i ostatní, např. e-mail aj. viz obr. Samozřejmě i ty údaje, které jsou již označeny, je možné odznačit.

Pokud chceme vidět náhled s údaji, které jsme si označili, použijeme tlačítko Aktualizovat náhled vlevo nahoře. Následně dáme v horní části okna Export, seznam se nám kopíruje do Excelu a uloží do počítače, kde s ním můžeme dále pracovat jako s jakýmkoliv excelovým dokumentem.

 

Hromadné maily

Posílání e-mailů probíhá z části velmi obdobně jako příprava pro export seznamu. Začneme v horní liště kliknutím na Lidé. Postupně označíme osoby, kterým chceme e-mail poslat (musí ho mít uveden v RISPu), kliknutím a přidáním do výběru – prostřední tlačítko dole – buď po jednom, nebo označením více osob najednou s přidržením klávesy Ctrl. Pokud máme přidány všechny osoby, kterým chceme e-mail posílat, použijeme tlačítko export – dole, vlevo vedle tlačítka přidat do výběru.

Po použití tlačítka export se nám stejně jako u samotného exportu pro seznam zobrazí nové okno s náhledem exportovaných položek (opět zobrazuje pouze prvních 10 záznamů, nicméně v seznamu jsou všechny).

Po zobrazení okna máme pro odeslání dvě cesty, pokud jsme přihlášeni do outlooku (apod.) – klikneme ve zobrazeném okně exportu přímo na Odeslat e-mail viz obr. – vyznačeno zeleně. V tuto chvíli se otevře rovnou nová zpráva v outlooku, kde budou jako příjemci uvedeni všichni z výběru.

Druhá cesta je náročnější a není tak rychlá, nicméně lze ji využít pro ty co outlook nemají. Používá se export, jak je popsaný výše.

 

risp-meil-pres-export-2

Po zobrazení náhledového okna, kdy bychom použili tlačítko odeslat e-mail, se vydáme jinou cestou. V první řadě musíme v seznamu zaškrtnout pole e-maily, viz obr. – vyznačeno červeně. V náhledové tabulce se prozatím nic nezmění, ale e-maily se nám automaticky doplnily do exportovaného seznamu, pokud je chceme vidět i v náhledovém okně, použijeme tlačítko aktualizovat náhled vlevo nahoře.

V další fázi dáme nahoře Export a seznam se nám zkopíruje do Excelu a uloží do počítače, odsud si adresy nakopírujeme do zprávy odesílané přes běžný e-mailový účet (př. u seznam.cz). Proces není nejrychlejší, ale i tak dokáže pomoci a ušetřit čas, pokud obepisujeme velkou skupinu lidí, jejichž kontakty nemáme jinde pohromadě uloženy.

Co dál

Práce s daty může velmi usnadnit práci, obzvláště pak pracujeme-li s obsáhlým seznamem osob. Velkou výhodou je, že RISP umožňuje nejen pro práci s daty vkládat jakékoliv osoby, které se zapojují do činnosti PS, např. jezdí na akce, a to včetně nečlenů. Ty vkládáme do RISPu jako evidované osoby, nikoliv jako členy, a pro práci s nimi se soustředíme na zaškrtnutí, respektive odškrtnutí polička „s evidencí“ v seznamu lidí. Pokud máme tlačítko zaškrtnuté fajfkou, zobrazují se pouze registrovaní členové, pokud není zaškrtnuté vůbec, zobrazují se pouze evidované osoby – nečlenové, pokud je vybarvené, zobrazují se všichni.

Takovouto prací se všemi osobami si můžeme vytvořit např. seznam pro bezinfekčnost na tábor za chviličku se všemi účastníky tábora.

V případě jakýchkoliv nejasností, dotazů, ale především námětů na zlepšení mne kontaktujte na vendy@pionyr.cz.

Vendy