RISP očima blondýny – vedoucí PS 2

V minulém čísle jsme si povídali o části práv a povinností vedoucího pionýrské skupiny. Dnes nás čeká pokračování věnované především práci s podjednotkami na pionýrské skupině a uzavření kapitoly vedoucího PS.

Vedoucí pionýrské skupiny (2. část)

Vedoucí pionýrské skupiny má na starost celou její správu. O tom, jak pracuje se členy v podjednotkách i přímo na skupině jsme si již psali. Kromě práce s lidmi má ale na starost i správu všech oddílů a klubů. Tím není myšleno jen práce s obsahem v podjednotkách jako takovým, to zpravidla zajišťují vedoucí oddílů a klubů, ale také zakládání nových a rušení stávajících oddílů a klubů.

V rámci správy oddílů a klubů se zaměřujeme především na to, aby v registru skupiny byly pouze oddíly a kluby, které jsou aktivní. Jeden z důvodů je i to, že při evidenci skupiny pro další rok se zobrazují všechny oddíly a kluby, které byly aktivní v předešlém roce.

Jedním z dalších důvodů je, že každý vedoucí oddílu nebo klubu je automaticky také členem rady PS, a tak by v případě zanechání neaktivních oddílů nebo klubů v RISPu byl seznam funkcionářů PS neaktuální, neb by v seznamu mohly zůstat i osoby, které např. již nejsou členy PS.

Evidence PS

Pokud vytváříme evidenci pro nadcházející rok, zaměříme se na několik fází:

  1. zaevidování členů, kteří spadají přímo pod PS nikoliv do oddílů
  2. doplnění seznamu funkcionářů
  3. volba evidence 2016 (vždy pojmenováno pro aktuální rok)
  4. výběrem osob, které mají být zaevidovány v dalším roce
  5. odsouhlasení evidencí klubů a oddílů
  6. vygenerování pdf s evidencí PS

Pokud měníme některé důležité údaje v informacích o PS – např. číslo bankovního účtu, musíme vygenerovat Změnový list, o kterém jsme již psali.

Jak na to?

Pro práci s oddíly využíváme editaci pionýrské skupiny v horní záložce, zde je třeba mít na paměti, že pokud editujeme jednotku, zobrazí se pouze pionýrská skupina bez oddílů, což je dáno tím, že oddíly a kluby jsou podjednotky. Pro zobrazení těchto podjednotek zaškrtneme příslušné políčko „včetně podjednotek“ v horním výběru.

Pro přidání nové podjednotky – oddílu nebo klubu – vybereme možnost jednotky, po zobrazení nové lišty k jednotkám zvolíme možnost nová jednotka, viz obr.

Zobrazí se nám nové okno k přidávané jednotce, zde vyplníme název nové jednotky a její typ. Po uložení – vlevo nahoře – se nový oddíl nebo klub zobrazí v seznamu podjednotek PS.

 

pridat-jednotku

V opačném případě, kdy chceme oddíl, klub nebo případně družinu rušit především vzhledem k nečinnosti, opět začínáme editací jednotky. Tentokráte opravdu musíme zaškrtnout pole včetně podjednotek (viz obr.), v seznamu se nám tak zobrazí kromě skupiny všechny její oddíly, kluby a družiny. Vybrané podjednotky zrušíme tak, že je archivujeme.

Proces archivace je velmi jednoduchý. Ve chvíli, kdy máme zobrazen seznam včetně podjednotek, označíme tu podjednotku, kterou chceme archivovat. V liště jednotek pak zvolíme pole archivovat, které se zpřístupní právě po označení některé z podjednotek.

 

archivace-oddilu

Po volbě archivovat nás RISP vyzve k doplnění dalších údajů, jako např. co udělat se členy – jestli je archivovat společně s jednotkou nebo je hromadně převést jinam. Dále je třeba vyplnit informaci o rozhodnutí o zrušení oddílu nebo klubu. Zde stačí vypsat „rozhodnutí rady PS ze dne xy“ – pro možnou budoucí kontrolu.

Proces evidence na nový rok probíhá stejně jako u oddílu. Začneme v seznamu evidencí volbou Evidence pro aktuální rok. Ostatní kroky jsou shodné jako u oddílu (viz Mozaika leden 2016). Jediný krok navíc je odsouhlasení evidencí klubů a oddílů. Tento krok provedeme v průběhu evidence přes organizační strukturu a detail PS, kde se zobrazí všechny evidence oddílů, které pomocí tlačítka schválit v horní liště potvrdíme.

Pokud v průběhu roku přidáváme nové členy, je třeba vygenerovat hlášení o evidenci nových členů. Pro jeho vytvoření zobrazíme seznam evidencí v horní liště. Na seznamu se zobrazí osoby, které jsou nově přidané, stačí je označit a opět v horní liště zaškrtnout přidat zaškrtnuté do evidence.

Co dál

Vedoucí pionýrské skupiny má na starost celou správu PS, od jednotlivých osob až po správu podjednotek – oddílů a klubů, důležité je především udržovat údaje o pionýrské skupině aktuální.

Výhodou RISPu pro vedoucího PS je, že umožňuje delegovat práva. Tak může vedoucí PS delegovat své pravomoci na jiného člena PS, který může správu PS obstarávat za něj nebo ve spolupráci.

V neposlední řadě má vedoucí PS, stejně jako vedoucí oddílu, i další možnosti, jak s vloženými daty pracovat, o těch si povíme příště.

V případě jakýchkoliv nejasností, dotazů, ale především námětů na zlepšení mne kontaktujte na vendy@pionyr.cz.

Vendy