RISP očima blondýny – dokumenty

Již minule jsem naznačila, že se koncem roku 2015 dočkal RISP jedné velké aktualizace, kterou je vkládání dokumentů jak k osobám, tak k jednotkám. Tento článek se proto věnuje právě této aktualizaci. S vazbami, kterým jsme se věnovali doposud, budeme pokračovat zase příště.

Dokumenty

Nová funkcionalita vznikla na základě požadavku ze spolku a týká se vkládání dokumentů do RIPSu. Jedná se např. o registrační listy, osvědčení o zdravotní způsobilosti, ale také nájemní smlouvy, souhlasy s volbou či jmenováním a další.

Mezi výhody využití dokumentů v RISPu beze sporu patří, že se jedná o databázi důležitých dokumentů ihned po ruce, se kterými můžeme dále pracovat, pak také např. využití dokumentů s elektronickým podpisem a v neposlední řadě je to doklad pokračujícího vývoje systému.

Použití dokumentů v RISPu má svá pravidla:

  1. Dokumenty lze vkládat k osobám nebo k jednotkám, kde má každá oblast své logické druhy dokumentů.
  2. Vkládané dokumenty mohou mít formát PDF, JPG a další grafické formáty.
  3. Některé typy dokumentů jsou s ohledem na jejich charakter vázané, a to buď na členství, nebo na funkci.

Jak na to?

Vkládání dokumentů u osob probíhá v několika krocích, nejprve začneme v horní liště výběrem lidí, po načtení seznamu označíme tu osobu, ke které chceme vkládat dokument, a zobrazíme její detail.

Ve druhém kroku vybereme v horní liště „dokumenty“. Zobrazí se nová lišta týkající se právě dokumentů, kde můžeme vybrat možnost „přidat“. Po výběru přidat se nám zobrazí seznam typů dokumentů, které můžeme k dané osobě přidat, jedná se o osvědčení o zdravotní způsobilosti a výpis z rejstříku trestů (viz obrázek). V případě obou dokumentů musíme zadat název dokumentu a platnost, popř. poznámku.

Velmi jednoduše lze také dokument odebrat, tlačítko odebrat nalezneme vedle tlačítka přidat v liště dokumentů.

1

2

Další typy dokumentů, ke kterým se dostaneme níže, jsou vázané na funkci a členství).

Obdobně jako u osob pracujeme s dokumenty u jednotek. Opět začneme v horní liště, tentokráte výběrem jednotky. Následně vybereme v horní liště „dokumenty“.

Při vkládání dokumentů k jednotkám vybereme tlačítko přidat. Zobrazí se nám druhy dokumentů patřící k jednotkám – můžeme sem vložit zakládací listinu, souhlas s umístěním sídla, nájemní smlouvu a další, ale také volitelný (volný) typ. Opět nesmíme zapomenout vložit název dokumentu a platnost, popř. poznámku. Také odebírání dokumentu probíhá stejně.

V případě, kdy chceme dokument vložený k jednotce nebo k osobě stáhnout, stačí pouze označit správný řádek a kliknout na ikonu „dokument“ (viz obrázek). Vybraný dokument se začne ihned stahovat.

Existují i dokumenty, které se nepřikládají způsobem zmíněným výše, jedná se o typy dokumentů, které jsou spjaty s vazbou. V tomto případě máme dva typy vazeb, první je na členství, kde se jedná o registrační list člena. Ten není přidáván přímo přes „dokumenty“ z horní lišty, ale přes seznam osob v oddíle nebo PS. Zde stačí označit zvolenou osobu a přidat dokument přes volbu v liště „přidat dokument“ (viz obrázek).

Druhý typ je vazba na funkci. Mezi dokumenty spjaté s touto vazbou patří souhlas s volbou či jmenováním, jmenovací listina a výpis z usnesení o volbě. Tyto dokumenty opět nejsou přidávány přímo přes „dokumenty“ z horní lišty, ale tentokráte přes seznam funkcionářů v oddíle nebo PS. Zde stačí opět označit osobu a přidat dokument přes volbu v liště „přidat dokument“.

3

Co dál

Do RISPu je možné, kromě běžných dokumentů, vkládat dokumenty s elektronickým podpisem, se kterými je možné dále pracovat. Tím se díky jednomu dobrému nápadu vkládání dokumentů posunulo na vyšší úroveň.

Všechny takové náměty jsou pro RISP velmi důležité. Každá aktualizace dokazuje zlepšení a vývoj systému ku prospěchu uživatelů. Momentálně je další aktualizace již v jednání, takže se máme na co těšit.

Nicméně příště se vrátíme k vazbám a tentokráte se budeme po vedoucím klubu a oddílu věnovat vedoucímu PS, jenž má na starost správu celé pionýrské skupiny.

V případě jakýchkoliv nejasností, dotazů, ale především námětů na zlepšení mne kontaktujte na vendy@pionyr.cz.

Vendy